Tag: Automatisering

27
Sep

Aan de slag met e-facturatie

Randy Voogel, MUIS Software: “Aan de slag met e-facturatie!”

randy2

Per 1 januari 2017 stelt de Rijksoverheid e-facturatie verplicht voor nieuwe leveranciers aan de overheid. Wat zijn de voordelen van e-facturatie? Welke stappen moet je zetten zodat je je klanten op dit vlak optimaal van dienst kunt zijn? Randy Voogel legt uit hoe MUIS Software inspeelt op deze ontwikkelingen en welke software zij ontwikkeld heeft zodat ook jij hiermee aan de slag kunt.

De Rijksoverheid stimuleert ondernemers om elektronisch te factureren en stelt e-facturatie vanaf 1 januari 2017 zelfs verplicht voor nieuwe leveranciers aan de overheid. “Als administratie- en/of accountantskantoor kun je er dus niet meer omheen. Je zult met e-facturatie aan de slag moeten om je klanten optimaal te kunnen begeleiden en adviseren bij de overstap op e-facturatie.” Dat zegt Randy Voogel, verkoopadviseur bij MUIS Software.

Voogel gaat nog verder. “Het handmatig inboeken van facturen is een activiteit die naar verwachting over vijf jaar niet meer bestaat. E-facturatie maakt dat overbodig. En dat is goed nieuws, want hierdoor ontstaat er meer ruimte om je te focussen op controle en advies op maat. Een kanttekening hierbij is wel dat je je medewerkers moet opleiden om deze taakverschuiving kwalitatief te volbrengen. Dat is wellicht ook een van de redenen dat nog lang niet alle administratie- en accountantskantoren bezig zijn met de invoering van e-facturatie.” Voogel laat er geen misverstand over bestaan: “Je kunt niet achter blijven. Naast de Rijksoverheid, zullen andere partijen op korte termijn ook volgen met de verplichtstelling van e-facturatie. Naar mijn mening zouden brancheorganisaties, nutsbedrijven en grootbedrijven ook moeten e-factureren en hun leveranciers moeten verplichten om op die manier te werken. Nu blijven deze partijen nog achter, maar dat is een kwestie van tijd. Uiteindelijk zullen ook zij de enorme voordelen van e-facturatie inzien.”

Waarom e-facturatie?

“Een groot gedeelte van de facturen wordt nog per post verzonden. Dat betekent dat iemand de factuur opstelt, uitprint, in een envelop doet en vervolgens verstuurt. De ontvangende partij opent de envelop, scant de factuur en verwerkt de factuur in een administratiesysteem. Vervolgens worden de factuurgegevens nogmaals verwerkt in het bankprogramma om de betaling te doen. Dit proces kan dus een stuk efficiënter”, zegt Voogel.

“Door elektronisch te factureren, hoeven facturen niet meer handmatig ingevoerd te worden, waardoor je tijd bespaart en de kans op menselijke fouten verkleint. Daarnaast bespaar je op kosten. Je bespaart niet alleen op directe kosten, zoals kosten voor printers, papier, inkt en verzending, maar ook op indirecte kosten, zoals kosten op arbeid. Kortom; e-facturatie is goedkoper, milieuvriendelijker, sneller en veiliger. Bovendien is met onze software altijd te achterhalen wanneer en naar wie de factuur verstuurd is. Dat heb ik bij anderen nog niet gezien”, zegt Voogel.

UBL is de nieuwe standaard

Elektronisch factureren via UBL (Universal Business Language) is de nieuwe standaard in Nederland. UBL omvat afspraken over de digitale gegevensstructuur van een factuur in XML-formaat. “Met UBL wordt 100% herkenning van de factuur mogelijk. Door de standaard gegevensstructuur van de factuur, kan de factuur zelfs automatisch in de administratie worden verwerkt als boekingsvoorstel. De administrateur hoeft in dat geval alleen maar te controleren. Als ieder boekhoudprogramma in Nederland zich houdt aan de nieuwe standaard, wordt het heel eenvoudig om factuurgegevens uit te wisselen”, zegt Voogel.

Gratis e-factureren met Spitsfactuur van MUIS Software

“Wij zijn bij MUIS Software al in een zeer vroeg stadium begonnen om e-facturatie voor onze klanten mogelijk te maken. Momenteel factureren veel zzp’ers via Word of Excel. Dat kan natuurlijk veel efficiënter. Klanten van MUIS Software kunnen met Spitsfactuur gratis professionele e-facturen opstellen en versturen, volledig in hun eigen huisstijl. De klant die de elektronische factuur ontvangt, kan de factuur vervolgens heel gemakkelijk inlezen in zijn boekhouding” MUIS Software is tevens, via partner eVerbinding, aangesloten bij het e-facturatienetwerk van de overheid: Simplerinvoicing. Dit netwerk maakt ‘Machine to Machine’ facturatie mogelijk. “De ondernemer verstuurt de factuur vanuit zijn boekhoudpakket. Vervolgens wordt de factuur aangeboden in het boekhoudpakket van de klant ter verwerking.”

Geautomatiseerd inkoopfacturen verwerken met UBL Cloud van MUIS Software

“Met onze software kunnen klanten niet alleen elektronische facturen versturen, maar ook inkoopfacturen op geautomatiseerde wijze verwerken. Om het onze klanten zo makkelijk mogelijk te maken, hebben wij namelijk de module UBL Cloud ontwikkeld”, zegt Voogel. Als onze klanten elektronische facturen ontvangen, worden de facturen zonder extra handelingen direct in de boekhouding ingelezen en geboekt. Facturen die in een ander formaat dan UBL worden aangeleverd, kunnen ook op geautomatiseerde wijze geboekt worden. UBL Cloud bevat namelijk de functionaliteit om facturen in jpg- of pdf-formaat direct om te zetten in een leesbaar UBL-formaat. Onze software controleert alle facturen aan de hand van het btw-nummer en de KvK-inschrijving, zodat spookfacturen direct gesignaleerd worden. Een ander voordeel is dat het IBAN-nummer wordt gecontroleerd. Als de leverancier zijn IBAN-nummer wijzigt, volgt er meteen een signaal dat het IBAN-nummer niet meer klopt. Controle en validering is er dus continu.” De voordelen worden volgens Voogel alleen maar groter als er gewerkt wordt met een gestandaardiseerd rekeningschema. “Dan is zelfs de bon van de Sligro een makkie.”

Facts

15.000 klanten
50.000 administraties
1.100 accountants
1.500 ondernemers die werken met Spitsfactuur

Over MUIS

Ondernemers moeten ondernemen en zo min mogelijk tijd besteden aan administratieve zaken. Met dat in het achterhoofd werd in 1984 MUIS Software opgericht en ontwikkelde het bedrijf administratieve software speciaal voor accountants en ondernemers (zzp’ers, mkb, handelsbedrijven en zakelijke dienstverlening).

Om onze software zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de praktijk, luisteren wij goed naar onze klanten en volgen wij de markt op de voet. Daardoor kunnen wij direct inspelen op ontwikkelingen en onze klanten op die manier verzekeren van een trefzekere toekomst. Zo is het met iMUIS Online mogelijk om het volledige administratieproces te automatiseren. Onze producten worden volledig in eigen huis ontwikkeld. Kwaliteit, continuïteit en veiligheid staan bij MUIS Software hoog in het vaandel.

11
Mei

Automatiseren is dé trend

Marinka Geijsen-Heijnis, MUIS Software: “Steeds meer automatiseren is dé trend”

Marinka Geijsen Heijnis

Samenwerken in de cloud, automatiseren van de boekhouding middels RGS (Referentie Grootboek Schema), e-factureren via UBL (Universal Business Language) en ook automatische bankkoppelingen en btw-aangiften… Er zijn talloze mogelijkheden voor slimme automatisering die nog lang niet alle accountantskantoren en mkb-ondernemers benutten. Marinka Geijsen-Heijnis van MUIS Software ziet grote kansen.
Het in Heemskerk gevestigde MUIS Software ontwikkelt administratieve software, met name voor accountants en ondernemers (mkb, (groot)handelsbedrijven, logistieke ondernemingen, zakelijke dienstverlening, zzp’ers). “Al 30 jaar zijn wij actief op de Nederlandse markt, bedienen wij meer dan 15.000 klanten en wordt de software ingezet voor tienduizenden administraties”, aldus Marinka Geijsen-Heijnis, salesconsultant business software bij MUIS Software.

Welke belangrijke trends ziet de salesconsultant in de Nederlandse markt? “Een heel belangrijke trend voor accountantskantoren is een steeds verdergaande automatisering. Ook ondernemers willen actuele informatie, dus is het belangrijk dat alle informatie dagelijks wordt bijgewerkt. Voor de accountant betekent dit dat hij de ondernemer sneller en beter kan adviseren bij belangrijke beslissingen.”

MUIS Software speelt in op deze ontwikkeling met iMUIS Online. De accountant en ondernemer kunnen hierin overal ter wereld samenwerken in de cloud, via de browser of via de app. Op het dashboard in de online-omgeving kunnen ondernemers, ondersteund door hun accountant, direct zien hoe ze er financieel voor staan. Ze kunnen daar bijvoorbeeld ook zien wat hun best verkochte diensten of producten zijn en/of hoe de kostenverdeling eruit ziet. Dit dashboard is naar eigen wens in te richten.

In het volledig automatiseren van de administratie ziet Marinka Geijsen-Heijnis nog grote kansen liggen voor veel bedrijven. “De eerste stap is standaardiseren. Iedere ondernemer heeft een eigen grootboekschema. Middels het RGS (Referentie Grootboek Schema) kunnen ondernemers dit grootboekschema standaardiseren. Indien zij gebruik maken van het RGS, verloopt de communicatie met externe partijen, bijvoorbeeld met de Kamer van Koophandel, namelijk veel sneller en gemakkelijker. De tweede stap is slimmer factureren. Als je een factuur verstuurt, verstuur dan niet alleen een e-mail met een PDF-bijlage, maar gebruik UBL (Universal Business Language). Dit gebeurt nog veel te weinig, terwijl UBL toch de nieuwe standaard is. Middels onze online boekhoudsoftware kun je heel gemakkelijk aangeven dat je de factuur via UBL wilt versturen.”

MUIS Software heeft hier een gratis tool voor gelanceerd: Spitsfactuur. Spitsfactuur moet ervoor zorgen dat steeds meer facturen elektronisch worden verstuurd. De ondernemer kan hiermee heel gemakkelijk een factuur aanmaken en hoeft alleen maar aan te geven welke dienst of welk product de klant afneemt en dat de factuur elektronisch (dus via UBL) verstuurd moet worden. Na het versturen, wordt de factuur automatisch geboekt in de administratie, dat wil zeggen dat er een openstaande post van wordt gemaakt. “Ondernemers hoeven dus niet meer handmatig verkoopjournaalposten in te voeren in de boekhouding”, legt een enthousiaste Geijsen-Heijnis uit. “Dit werkt niet alleen voor UBL, maar ook voor andere formaten. Ook formaten als .pdf en .jpg worden namelijk automatisch door onze herkenningssoftware herkend en geboekt.”

Al deze zaken zorgen voor een afname van handmatig werk. Ook onze boekhoudkoppeling met de banken draagt hier aan bij. “Dat werkt als volgt”, legt Geijsen-Heijnis uit. “Een klant betaalt de factuur die hij van de ondernemer ontvangen heeft. In de administratie van de ondernemer staat de bijbehorende openstaande post. Indien deze ondernemer de boekhoudkoppeling heeft, worden alle banktransacties (lees: alle ontvangen en uitgegeven bedragen) dagelijks automatisch klaargezet in de boekhouding. Als het systeem de transacties herkent aan de hand van de vermelde gegevens, worden deze automatisch geboekt in de administratie. Ook dit bespaart de ondernemer enorm veel tijd.”

Dan is er nog de automatische btw-aangifte. “Alle ondernemers moeten hun btw indienen. Onze software berekent alle grondslagen automatisch. Dus als je boekhouding up-to-date is, zie je precies wat er op verschillende btw-codes (hoog en laag tarief) geboekt is. Je ziet dan direct de totaalbedragen en waar die op gebaseerd zijn. En je kunt de aangifte direct vanuit ons online boekhoudpakket doorsturen naar de Belastingdienst.”

Naast administratie, is actuele informatievoorziening een belangrijke trend in software. “Via een live dashboard heb je altijd actuele real time cijfers”, aldus Geijsen-Heijnis. “Het gaat er hierbij vooral om dat het eenvoudig is voor de ondernemer. Gebruiksgemak creëren we bijvoorbeeld door middel van meldingen. Denk bijvoorbeeld aan de melding dat er inkoopfacturen klaarstaan of dat de btw-aangifte ingediend moet worden. Maar ook andere overzichten, zoals de liquiditeit of de kostenverdeling, worden automatisch inzichtelijk gemaakt.”

“Veel kantoren zijn heel actief in het implementeren van de beschreven vernieuwingen”, constateert Geijsen-Heijnis. Maar er zijn ook nog accountants die huiverig zijn. “Ze zijn bang dat ondernemers niet willen automatiseren. Onzin natuurlijk, gezien de tijd die de ondernemer met de automatisering bespaart. En de kosten wegen er meer dan tegenop.”

Het grote voordeel van het werken in een online-omgeving, is de mogelijkheid tot nauwe samenwerking tussen accountant en ondernemer. “De dienstverlening van de accountant bestaat dan eerder uit het controleren van de administratie dan uit het boeken van journaalposten. Daardoor kan de accountant zijn focus richten op het geven van bedrijfsadviezen aan zijn klant.”